Chia sẻ các bạn Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát của việc bán hàng ghi nhận doanh thu

Một số rủi ro

- Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả)
+ Đánh giá uy tín
+ Duyệt hạn mức tín dụng
+ Phân tích tuổi nợ
+ Nếu bán hàng lần đầu

- Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu
+ Phê duyệt giá bán
+ Cập nhật giá mới

- Giao hàng trể
+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng
+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng

- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
+ Khách hàng ký duyệt mẩu hàng
+ Đối chiếu đơn đặt hàng
+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng

- Phát hành hoá đơn sai
+ Phê duyệt hoá đơn
+ Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho

- Tiền bán hàng bị lạm dụng :
+ Định kỳ đối chiếu công nợ
+ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

- Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép
+ Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro

- Các báo cáo về :
+ Các đơn hàng chưa thực hiện
+ Các số dư phải thu quá hạn
+ Sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho
- Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của bộ phận bán hàng
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp
- Phân tích vòng quay hàng tồn kho
- Giám sát số ngày thu tiền bình quân

Hệ thống chứng từ căn bản

- Đơn đặt hàng
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn
- Phiếu thu/Báo có ngân hàng

Quy trình nghiệp vụ Thể hiện qua chứng từ

- Chứng từ là bằng chứng bằng giấy tờ về một nghiệp,vụ đã phát sinh và đã hoàn thành
- Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau :
+ Thông qua các chữ ký
+ Thông qua số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quan

Quy trình nghiệp vụ thể hiện qua chứng từ

- Thể hiện qua chứng từ :
+ Chứng từ có mấy chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào
+ Ký để làm gì

- Thể hiện qua số liên :
+ Phát hành mấy liên
+ Cho những ai ở đâu
+ Để làm gì

Đơn đặt hàng

- Ai phát hành : Khách hàng phát hành
- Chữ ký :
+ Chứng từ có mấy chữ ký : Ít nhất là 2 chữ ký
+ Ai sẽ phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền
+ Ký để làm gì :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền quyết định ký để phê duyệt việc bán
- Số liên :
+ Mấy liên : 2 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu để theo dõi thực hiện việc bán hàng
-> 1 liên chuyển bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành
- Chữ ký
+ Chứng từ có mấy chữ ký : 5 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, đúng số tiền)
-> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán)
-> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
- Số liên :
+ Phát hành mấy liên : 4 liên
+ Cho những ai ở bộ phận nào và để làm gì
-> 1 liên gốc lưu tại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu
-> 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuất kho
-> 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
-> 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu nhập kho tại kho của khách hàng

Hoá đơn của Bộ tài chính

- Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán
- Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 3
+ Ai ký & ký làm gì :
-> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn)
-> Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng nhất là với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp)
-> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để chứng minh việc bán hàng)
- Số liên :
+ Mấy lên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế)
-> 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng
-> 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu

Phiếu thu

- Ai phát hành : Bộ phận kế toán
- Chữ ký :
+ Mấy chữ ký : 4 chữ ký
+ Ai ký & ký làm gì
-> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu)
-> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời)
-> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có căn cứ để xác minh thu tiền đúng đối tượng
- Số liên :
+ Mấy liên : 3 liên
+ Cho ai & để làm gì :
-> 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu
-> 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền
-> 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền

Bài lấy từ http://hoidaptaichinh.com