1. Tìm hiểu giao diện tổng thể của phần mềm kế toán bạn đang sử dụng. Mọi phần mềm khi thiết kế giao diện đều có ý nghĩa logic riêng, nếu nắm được logic đó người sử dụng sẽ dễ dàng tìm kiếm theo ý muốn của người sử dụng. Ngoài ra, người sử dụng sẽ thấy tổng thể hoạt động của phần mềm kế toán cũng như hoạt động của doanh nghiệp cần phải thực hiện.
2. Nắm rõ nguyên lý kế toán bởi mọi phần mềm kế toán đều phải tuân thủ các nguyên lý kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán có thể kiểm tra được phần mềm chạy đúng hay sai, không phụ thuộc vào phần mềm.
Như khi cập nhật hoá đơn bán hàng kiếm phiếu xuất kho thì bắt buộc phần mềm phải lên báo cáo thuế, báo cáo công nợ phải thu, xuất hàng hoá trong kho…
Khi cập nhật hoá đơn mua hàng thì phần mềm phải lên được báo cáo công nợ phải trả, báo cáo thuế đầu vào, nhập hàng vào kho….
Khi cập nhật phiếu chi tiền mặt thì bắt buộc phần mềm phải lên báo cáo sổ quỹ, nếu trả cho nhà cung cấp thì phải giảm trừ công nợ, hoặc khai báo hoá đơn thuế thì phải lên báo cáo thuế đầu vào…
….
3. Dựa vào phần mềm kế toán liệt kê các công việc cần phải làm trong phần mềm hàng ngày, hàng tháng hoặc cuối năm:
Công việc hàng ngày phải nhập như thu chi tiền mặt, báo nợ báo có ngân hàng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng….
Công việc hàng tháng: Quyết toán thuế, hạch toán lương, kết chuyển khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ, tính giá trung bình, tính giá thành (nếu là công ty sản xuất), kết chuyển doanh thu xác định lãi lỗ.
Công việc cuối năm: Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm, bút toán kết chuyển cuối kỳ, kết chuyển dữ liệu qua năm sau, kết chuyển tồn kho qua năm sau.
4. Dựa vào phần mềm kế toán liệt kê các báo cáo cần in theo ngày, tuần, tháng, năm trong phần mềm để báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho sếp.
5. Đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm kế toán, trao đổi với nhà cung cấp phần mềm kế toán những vấn đề còn thắc mắc hoặc cải thiện phần mềm để quản lý tốt hơn theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp bạn.