Hoạt động gặp mặt được xem là hoạt động thường niên của một tổ chức hay tập thể nào đó. Có thể là một lớp học hoặc một doanh nghiệp. Vào những ngày lễ tết hay Thống nhất một ngày hàng năm, họ thường tổ chức hội họp để các thành viên tập trung và tâm can cùng nhau. Có thể kèm theo tiệc ăn uống nhẹ hay các tiết mục văn nghệ.

Xem thêm: dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín

Những năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện họp mặt dần trở nên phổ quát và được nhiều người chú trọng. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện họp mặt bạn hãy tham khảo nhé!
Để tổ chức sự kiện gặp mặt cần có một ban tổ chức gồm nhiều thành viên. Các thành viên trong nhóm đòi hỏi có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo....).

Các bước chuẩn bị
- Bạn hãy bảo đảm một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho khâu chuẩn bị và tổ chức nhé. Chuẩn bị cho mình một đội ngũ đầy tâm huyết và tận tình tận tâm. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan yếu sẽ dễ dàng hơn.
- Chuẩn bị ngân sách bằng cách lên dự tính kinh phí cho sự kiện. Càng cụ thể, càng áp càng tốt
- Chuẩn bị ý tưởng và chủ đề xuyên suốt sự kiện
- Chuẩn bị thời khắc biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời gian chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- bảo đảm về thông báo kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự hiệp tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn lưu loát hơn.

Các bước thực hành :
- Thống nhất thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện để thông tin để khách mời và quan khách tham gia. song song bạn cũng cần phải chốt tên và chủ đề, concept của sự kiện
- hợp nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tự nguyện viên để suy nghĩ bàn thảo về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm thích hợp nhất để đàm đạo kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp đặt họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cậy.
- Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông tin can hệ đến sự kiện.
- dạo nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

Xem thêm: to chuc su kien gioi thieu san pham moi

- truyền bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, liên lạc điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc Đảm bảo các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan yếu. Những vấn đề về tính không tốt, khuyết điểm về bàn thảo thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ phát sinh : giao thông thường xuyên với các nhóm trưởng, các thành viên và tình nguyện viên